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Gut gerüstet für das Außer-Haus-Geschäft

Als gelernter Steuerfachangestellter und Bilanzbuchhalter berät Julian Dielenhein seit mehreren Jahren Kunden im Gastronomiebereich. Im Interview mit dem Servisa Magazin Team verrät er, warum es so wichtig ist, jetzt Gerichte außer Haus zu verkaufen und wie man dabei richtig kalkuliert.

Wie wichtig ist aktuell der Außer-Haus-Verkauf?

Der Außer-Haus-Verkauf ist elementar wichtig für die Gastronomie. Im November müssen die Betriebe schließen und dürfen keine Gäste mehr im Betrieb bewirten. Also ist es für mindestens einen Monat die einzige Einnahmequelle der Gastronomen. Betriebe, die seit langem den Außer-Haus-Verkauf nutzen, haben Erfahrung und werden relativ schnell Erfolge in diesem Bereich erzielen. Wenn man diese Verkaufsform bisher nicht genutzt hat, sollte man sich viele Gedanken machen, bevor es losgeht. Sei es die Logistik (Kapazität, Zeiten, Bestellwege, Verpackungsform) viele organisatorische Dinge im Unternehmen (Zuständigkeiten, Reservierungen, Zusatzverkäufe, Lagerung, Abholbereiche, geänderte Abläufe), die angebotenen Produkte (Tagesgerichte, Produkteignung, Mindestbestellmengen, Qualität) oder die richtige Bewerbung (Online, Offline). Wenn man an dieser Stelle seine Hausaufgaben macht, ist es eine große Chance, die Krise mit einem blauen Auge zu überstehen.

Was muss ich bei der Kalkulation für das Außer-Haus-Geschäft beachten? 

Generell ist das Thema Kalkulation für jeden Gastronomen Pflicht. Es gibt dafür zahlreiche Excel-basierte Vorlagen, die man nutzen kann. Ändern sich Einkaufspreise, sollte man die Kalkulation anpassen. Sehr viele Gastronomen machen die Preise nach ihrem Bauchgefühl oder passen Sie an die Preise des Nachbarn an. Hier besteht ein genereller Handlungsbedarf. Ich empfehle den Gastronomen die „Zwangspause“ dafür zu nutzen, dieses Thema anzugehen. Beim Außer-Haus-Geschäft gilt es noch weitere Dinge zu beachten: Wie teuer ist die Verpackung? Nutze ich Einwegmaterial oder arbeite ich mit Mehrweggeschirr und einem „Pfand“? Wenn ich nicht nur Abholung anbiete, sondern auch Lieferung, berechne ich diese Kosten separat oder ist dies beim Produkt enthalten, dann ist das Thema Mindestbestellwert und Lieferradius mit zu berücksichtigen. Außerdem muss beachtet werden, dass man bei Gästen im Betrieb neben den Speisen auch noch Getränke verkauft. Dies ist beim Außer-Haus-Geschäft in der Regel nicht der Fall. Das bedeutet, dass der Umsatz pro Kunde geringer wird. Ggf. müssen also Fixkosten des Unternehmens anders umgelegt werden als bisher. Dies muss man im Einzelfall beachten. Welche Kosten spare ich ein? Welche Kosten kommen dazu?

Geht es noch ohne digitale Tools? Welche haben sich bewährt?

Ja natürlich geht es auch in der heutigen Zeit noch ohne digitale Unterstützung. Die Frage ist wie zeitgemäß und erfolgreich das ist. Das muss jeder Betrieb für sich selbst entscheiden. Man kann in fast jedem Bereich eines Unternehmens die Digitalisierung nutzen. Sei es bei der Zeiterfassung der Mitarbeiter oder der Kommunikation mit dem Steuerberater. Aber gerade für das Außer-Haus-Geschäft bieten sich digitale Unterstützungen an. Ich empfehle das Tool Servisa POS Online Store aus Überzeugung. Nicht nur für kleine Unternehmen, die bisher evtl. keine eigene Internetseite haben ist es hervorragend geeignet. Man kann einfach entweder eine eigene Seite online stellen oder es in die vorhandene Internetseite einbinden. Die Produktverwaltung ist denkbar einfach und ich kann mein Angebot online präsentieren. Der Kunde kann seine Produkte auswählen und in den Warenkorb ablegen. Im Anschluss einfach bestellen. Das bietet für den Gastronomen viele Vorteile. Er braucht weniger Personal vorhalten, welches am Telefon die Bestellungen entgegennimmt, Rechtschreibfehler oder falsche Bestellungen sind ausgeschlossen und die angebotenen Produkte sind sofort aktualisierbar. Sei es die Anpassung des Preises oder die Verfügbarkeit. Der Kunde sieht das, was es wirklich gibt, denn wenn ein Produkt ausgegangen ist, wird es nicht mehr angezeigt. Das alles für einen unschlagbaren Preis, der erst nach drei Monaten fällig ist. Bis dahin läuft der kostenlose Testzeitraum. Laufenden Kosten gibt es nicht. Das System ist jederzeit erweiterbar und somit maximal flexibel. Bessere Unterstützung für die Einführung des Außer-Haus-Geschäfts gibt es nicht.

Das finanzielle Polster schmilzt - warum sollte ich trotzdem in ein digitales Kassensystem investieren?

Das Thema „Kasse“ ist seit einigen Jahren im Fokus der Finanzverwaltung. Sei es die Verfahrensdokumentation nach GoBD seit 2015, die unangekündigte Kassennachschau seit 2018 oder die beiden aktuellen Themen TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) oder Bonausgabepflicht. Man merkt, dass sich in diesem Bereich einiges tut und die Kontrollen durch das Finanzamt häufen sich. Daher kann ich nur jedem, der Geld mit dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen gegen direkte Bezahlung verdient, raten sich vorzubereiten. Wenn man bisher seine Kasse über die sogenannte „offene Ladenkasse“ führt und kein digitales Kassensystem im Einsatz hat, wirkt das im ersten Moment sehr einfach. Allerdings müssen viele Voraussetzungen erfüllt werden, damit dies einer Prüfung standhält. Wie möchte ich als Gastronom wahrgenommen werden? Wenn zwei Geschäftsleute zum Essen kommen und eine ordnungsgemäße Bewirtungsquittung benötigen, komme ich ohne digitale Kasse schon an meine Grenzen und wirke im Zweifel nicht professionell. Richtig teuer wird es allerdings, wenn ich Speisen zum ermäßigten Steuersatz verkaufen möchte aber die Einzelaufzeichnungspflicht nicht erfüllen kann. Diese vermeintliche Unterstützung der Bundesregierung für die Gastronomie wird das Finanzamt nachträglich kaputt machen, wenn ich nicht alle Voraussetzungen erfülle. Die Nachweispflicht liegt im Zweifel beim Gastronomen und wenn es der Prüfer drauf anlegt, wird die Umsatzsteuerdifferenz zwischen dem ermäßigten und regulären Steuersatz zurückgezahlt. Im Normalfall ist dieser Betrag größer als die Anschaffung einer komplett neuen Kasse!

Auch wenn man bereits eine digitale Kasse besitzt, muss man genau prüfen ob sich eine Aufrüstung gegenüber einer Neuanschaffung lohnt. Hier gibt es große Unterschiede auf dem Markt. Ich empfehle nicht nur den reinen Kaufpreis zu vergleichen, sondern die Folgekosten mit einzubeziehen. Was kostet ein Update / Upgrade, welche monatlichen Kosten kommen auf mich zu? Brauche ich für jede Änderung an der Kasse einen Techniker, der wieder Geld kostet oder kann ich das als Gastronom selbst? Diese und weitere Fragen sollte man klären, wenn man sich mit dem Thema beschäftigt.

Was rechnet sich mehr: Essen liefern oder abholen lassen?

Das kann man so nicht sagen. Im ersten Moment ist die Abholung sicher einfacher und somit kostengünstiger für den Gastronom. Gerade wenn kein Auto und nicht das entsprechende Personal zur Verfügung steht. Wenn im November keiner Gäste bei sich im Betrieb bewirten darf, werden fast alle auf die Idee des Außer-Haus-Geschäfts kommen. Mit einem Lieferdienst kann ich mich sicher vom Wettbewerb abheben und so mehr Kunden erreichen. Dies muss man von Fall zu Fall entscheiden. Eine pauschale Antwort ist also nicht möglich.

Sollte man eine Lieferplattform nutzen oder sich selbst vermarkten?

Hier gilt das gleiche. Wenn ich eine gute Bekanntheit habe und auf den sozialen Medien stark vertreten bin, kann es sinnvoll sein sich selbst zu vermarkten und die Gebühren eines externen Anbieters einzusparen. Über die verschiedenen Lieferplattformen komme ich allerdings schneller in die Sichtbarkeit, wenn ich auf den sozialen Medien noch Nachholbedarf habe. Es kommt auch immer auf den Standort des Unternehmens an. In der Stadt sind die Lieferplattformen sicher verbreiteter als auf dem Land. Welche Mitbewerber habe ich im Einzugsgebiet und wie präsentieren die sich? Im Zweifel muss man es testen und seine eigenen Erfahrungen machen. Es gibt niemals die eine Lösung, die für alle passt. Jeder muss für sich die Themen herausfiltern, die einem weiter helfen um diese schwierige Zeit zu überstehen.

Was macht man beruflich, wenn man eine Leidenschaft für Zahlen hat und die Gastro liebt? Julian Dielenhein hat nach seiner Ausbildung zum Steuerfachangestellten und Weiterbildung zum Bilanzbuchhalter den Weg in die Selbständigkeit gewagt und betreut seit mehreren Jahren Kunden im Gastronomiebereich, u. a. auch als externer Berater für die Service-Bund Gebietszentrale Schwalenstöcker & Gantz im hessischen Korbach.

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