Finanzen im Griff - die Verfahrensdokumentation

Bereits seit 2015 ist die Erstellung einer sogenannten Verfahrensdokumentation verpflichtend. Die Grundlage bildet ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, den sogenannten GoBD Erlass. Hier geht es unter anderem um die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen eines Betriebs. Die Verfahrensdokumentation soll einem sachverständigen Dritten - dem Betriebsprüfer - in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und das Unternehmen verschaffen. Wir befinden uns nun im achten Jahr seit der Einführung und die Finanzverwaltung wird bei der nächsten Betriebsprüfung die Ausrede „Das habe ich nicht gewusst“ nicht mehr gelten lassen. Es besteht dringender Handlungsbedarf.

Die Verpflichtung zur Dokumentation gilt für alle Unternehmen ab einem Jahresumsatz von 22.000Euro. Aber Gastronomiebetriebe müssen sich im Besonderen auf vermehrte Betriebsprüfungen einstellen, da die Branche während der Pandemie viele Hilfen vom Staat erhalten hat. Zudem sind die Übergangsfristen für die Aufrüstungen der elektronischen Kassensysteme abgelaufen. Auch hier haben verstärkt Kontrollen der bargeldintensiven Betriebe in Bezug auf die Umsetzung einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) begonnen. Kommt der Betriebsprüfer, dann wird er auch nach der Verfahrensdokumentation fragen. Liegt diese dann nicht vor, kann die gesamte Buchhaltung verworfen werden und es kommt zu Hinzuschätzungen.

Gastronomen sollten so schnell wie möglich eine Dokumentation ihrer Verfahren erstellen, da diese nicht rückdatiert werden kann. Genau bedeutet das, alle kaufmännischen Prozesse, die sich auf den Gewinn des Unternehmens auswirken, zu dokumentieren. Dabei muss auch festgehalten werden, welche Zuständigkeiten vorliegen, welche Hard- und Software verwendet wird, wie der Umgang mit Belegen aussieht (vom Belegeingang bis hin zur Vernichtung). Ich kann aber nur dazu raten, sich die Unterstützung von einem Experten zu holen. Neben der Verpflichtung bietet die Verfahrensdokumentation auch viele Chancen für den Gastronom, zum Beispiel bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Weitergabe von Informationen der Abläufe bei einer Vertretung im Krankheitsfall und vieles mehr.